1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w ramach korzystania z systemu Hotel Card System.

• Administrator Danych Użytkowników: Administratorem danych osobowych osób korzystających z konta w systemie jest Usługodawca.
• Procesor Danych Gości: W przypadku danych gości hotelowych (wprowadzanych przez hotele do systemu) – Administratorem jest Użytkownik (Hotel), a Usługodawca działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający (Procesor) na zlecenie Użytkownika.
• Kontakt: Wszelkie pytania dotyczące ochrony prywatności oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, należy kierować na adres:

2. Zakres przetwarzanych danych

System przetwarza dane niezbędne do prawidłowego świadczenia usług zarządzania dostępem:

Dane Użytkowników (Klientów systemu):

• Imię i nazwisko, adres e-mail, dane firmy (NIP, adres).
• Dane autoryzacyjne (login, zaszyfrowane hasło).
• Dane techniczne: adres IP, identyfikator Tenant ID, historia logowań.

Dane gości hotelowych (powierzone do przetwarzania):

• Imię i nazwisko (opcjonalnie, zależnie od konfiguracji Użytkownika).
• Daty i godziny planowanego pobytu.
• Dane dostępu: wygenerowane kody PIN, identyfikatory kart RFID, cyfrowe klucze (eKeys).
• Logi zdarzeń: informacje o czasie i miejscu użycia kodu lub karty w zamkach zintegrowanych z systemem (np. dane z TTLock Open Platform).

3. Cel przetwarzania danych

• świadczenia usług SaaS
• zarządzania dostępem do obiektów
• obsługi konta Użytkownika
• zapewnienia bezpieczeństwa systemu
• realizacji obowiązków prawnych

4. Podstawa prawna

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes (bezpieczeństwo systemu)

5. Powierzenie i przekazywanie danych (Stripe, TTLock i inni)

Dane mogą być przekazywane podmiotom trzecim w celu prawidłowej realizacji Usługi, w tym:

• Operator Płatności: Dane transakcyjne (w tym adres e-mail, dane karty płatniczej) są przetwarzane bezpośrednio przez firmę Stripe Payments Europe, Ltd. Usługodawca nie przechowuje i nie ma dostępu do pełnych danych kart płatniczych Użytkowników.
• Dostawca Infrastruktury Zamków: Dane niezbędne do generowania dostępów przekazywane są do operatora TTLock Open Platform.
• Infrastruktura IT: Dane mogą być przechowywane na serwerach zewnętrznych dostawców usług chmurowych i hostingowych.
• Transfer poza EOG: Ze względu na korzystanie z usług dostawców globalnych (np. Stripe, TTLock), dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Usługodawca korzysta wyłącznie z usług podmiotów gwarantujących wysoki poziom ochrony danych zgodnie ze standardami RODO.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niezależne polityki prywatności dostawców zewnętrznych, o ile działają oni jako odrębni Administratorzy danych.

6. Okres przechowywania danych

• przez czas trwania umowy
• do 12 miesięcy od ostatniej aktywności konta

Po tym czasie konto może zostać usunięte, a dane przechodzą w 14-dniowy okres kwarantanny.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. W przypadku danych gości – kontakt z Administratorem (Użytkownikiem).

8. Bezpieczeństwo danych

Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych, jednak nie gwarantuje 100% bezpieczeństwa i nie ponosi odpowiedzialności za ataki hakerskie lub działania osób trzecich.

9. Logi i monitoring

System może zapisywać logowania, operacje użytkowników oraz zdarzenia systemowe w celu zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki.

10. Pliki cookies

System może wykorzystywać cookies w celu utrzymania sesji oraz poprawy działania aplikacji.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana. Użytkownicy będą informowani drogą elektroniczną.